Vergaderen op afstand draagt bij aan flexibiliteit

Gemiddeld gaat 10% van onze werktijd op aan vergaderen, onderzocht socioloog en vergaderexpert Wilbert van Vree. Door de opkomst van mobiele apparatuur, snelle netwerkverbindingen en een betere balans tussen werk en privé wordt vaker op afstand vergaderd. Soms wordt je genoodzaakt om vanuit huis te werken bijvoorbeeld nu met het coronavirus. Hieronder de mogelijkheden en enkele tips om een conference call succesvol te laten verlopen.

Mogelijkheden conference call

De conference call staat ook bekend als een call. Er bestaan verschillende soorten:

  1. Videoconference
  2. Webconference en beeldbellen
  3. Telepresence
  4. Videoconference

1. Videoconference

Bij videoconferencing (ook wel beeldbellen of webconferentie genoemd) gaat het meestal om een speciaal ingerichte vergaderruimte. Door de opstelling van schermen en camera’s lijkt het alsof gesprekspartners tegenover elkaar plaatsnemen aan één vergadertafel.

In werkelijkheid zitten ze verspreid over verschillende locaties. Die systemen zijn duur en vooral gericht op het terugbrengen van reiskosten.

2. Webcongerence en beeldbellen

Voor eenvoudigere applicaties zoals Skype, Google Hangouts en Microsoft Lync wordt vaak de term webconferencing of beeldbellen gebruikt. Het gaat meestal om 1-op-1-verbindingen tussen personeel of leidinggevenden.

Vaak is de kwaliteit van die verbindingen minder betrouwbaar. Voor Skype is er ook een zakelijke variant op de markt: Microsoft Teams. Die app integreert in bedrijfssoftware van Microsoft en andere Windows-applicaties.

3. Telepresence

Het begrip teleprecence (telewerken) verwijst naar aanwezigheid op afstand en niet naar de telefoon. Het wordt sinds de inzet van smartphones, tablets en laptops weinig meer gebruikt, maar dekt in principe prima de lading.

Tips

Om een succes te maken van een conference call, is het handig om een aantal basisprincipes aan te houden. Ga je voor een gestroomlijnde online bijeenkomst? Gebruik dan deze 8 tips:

  • Wees op tijd
  • Zorg voor een eenvoudige inlogprocedure
  • Introduceer jezelf als je spreekt
  • Laat mensen uitspreken
  • Let op de hardware-eisen
  • Zorg voor goed internet
  • Vermijd achtergrondgeluiden en afleidend beeld
  • Verhoog de relevantie met collaboration-tools. Daarmee kun je presentaties en spreadsheets in een extra venster tonen of afspraken of documenten direct delen met de overige deelnemers.

Lees al het laatste

Nieuws